Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en Belgique doit émettre et recevoir des factures électroniques structurées pour ses opérations B2B nationales. Le PDF envoyé par mail n’est plus une facture conforme.
La période de tolérance annoncée pour le premier trimestre est terminée depuis mars. Si vous facturez encore en PDF à des clients professionnels, vous êtes désormais en infraction — et le risque n’est plus théorique.
Cet article fait le point sur ce qui s’applique, à qui, et ce qu’il reste à faire. Il ne remplace pas votre comptable : sur votre situation précise, c’est à lui de trancher.
Ce que « facture électronique » veut dire exactement
C’est le malentendu le plus répandu, et il coûte cher.
Une facture électronique au sens de la loi n’est pas un PDF. C’est un fichier structuré, conforme à la norme européenne EN 16931, transmis via le réseau Peppol. Structuré signifie que les données — montant, TVA, numéro d’entreprise, échéance — sont dans des champs lisibles par une machine, pas dans une mise en page destinée à un œil humain.
La différence pratique : le logiciel comptable de votre client intègre la facture automatiquement, sans que personne ne retape quoi que ce soit. C’est tout l’intérêt du dispositif, et c’est aussi pourquoi un PDF, même joli, même signé, ne peut pas convenir.
Qui est concerné
Toute entreprise assujettie à la TVA établie en Belgique, dès lors qu’elle facture une autre entreprise assujettie belge. Peu importe la taille, peu importe le volume de factures.
Le point que beaucoup ratent : le régime de la franchise pour petites entreprises n’exempte pas. Si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas 25 000 € par an et que vous ne facturez pas la TVA, vous restez tenu d’émettre une facture électronique structurée dès lors que votre client est un professionnel assujetti.
Restent en dehors du champ obligatoire les opérations B2C — vos ventes à des particuliers — et les opérations exemptées de TVA. Là encore : vérifiez votre cas avec votre comptable plutôt qu’avec un article de blog, le vôtre inclus.
Ce que vous risquez
Les sanctions sont fixées par l’arrêté royal du 8 juillet 2025, avec une progression forfaitaire :
| Infraction | Amende |
|---|---|
| Première | 1 500 € |
| Deuxième | 3 000 € |
| Suivantes | 5 000 € |
Ce sont des montants par infraction constatée, et la tolérance du premier trimestre 2026 a expiré.
Le coût réel, une fois les déductions appliquées
Deux mesures fiscales ont été mises en place pour absorber la transition, et elles sont largement sous-utilisées.
La déduction majorée à 120 % s’applique, pour les exercices d’imposition 2024 à 2027, au surcoût d’abonnement à un logiciel de facturation structurée pour les petites PME et les indépendants. Attention à la condition de forme : ce surcoût doit être facturé séparément par votre fournisseur. Si votre prestataire vous facture un forfait global, la ventilation n’existe pas et la déduction majorée non plus. Demandez-lui une ligne distincte.
La déduction pour investissement numérique de 20 % s’applique depuis le 1ᵉʳ janvier 2025 aux investissements numériques.
Autrement dit : un abonnement de 15 € par mois vous coûte réellement bien moins que 180 € sur l’année. L’argument du coût ne tient pas.
Trois façons de se mettre en règle
Un logiciel de facturation qui parle Peppol
C’est la voie la plus rapide et, dans la majorité des cas, la bonne. La plupart des logiciels comptables et de facturation belges ont intégré Peppol au cours de 2025. Vous vous inscrivez, votre numéro d’entreprise est enregistré sur le réseau, et vous continuez à travailler comme avant.
Si vous facturez quelques dizaines de fois par an et que vos factures sont simples, arrêtez-vous là. Ne faites pas développer ce qui existe déjà pour 15 € par mois.
Un point d’accès relié à votre outil existant
Si vous avez déjà un logiciel métier — un ERP, un outil de gestion de chantiers, un logiciel de planning — la question devient : peut-il émettre du EN 16931 ? Souvent, un connecteur vers un point d’accès Peppol suffit, sans changer d’outil.
Une application sur mesure, quand la facture est le symptôme
Il y a un cas où la question dépasse la conformité. Certains métiers produisent des factures qui viennent d’ailleurs : des heures pointées sur chantier, des interventions horodatées, un décompte de matériaux, des sous-traitants à refacturer. Là, le vrai sujet n’est pas d’émettre un fichier au bon format — c’est que la donnée existe déjà quelque part et qu’elle est ressaisie à la main, deux fois, avec les erreurs que ça implique.
Dans ce cas, brancher Peppol sur une chaîne cassée revient à automatiser le dernier maillon d’un travail manuel. C’est là qu’une application sur mesure se justifie : elle part du terrain, produit la facture au format légal en bout de course, et fait disparaître la ressaisie. Mais c’est un projet, pas une case à cocher — et ça ne se décide pas parce qu’une échéance légale approche.
Ce qu’il faut vérifier cette semaine
Une check-list courte, applicable aujourd’hui :
- Vos factures sortantes partent-elles en format structuré via Peppol, ou en PDF ? Si vous n’êtes pas certain, c’est probablement du PDF.
- Vos factures entrantes — pouvez-vous en recevoir ? L’obligation vaut dans les deux sens. Un fournisseur qui vous envoie une facture Peppol et que vous ne pouvez pas recevoir, c’est votre problème autant que le sien.
- Votre numéro d’entreprise est-il enregistré sur le réseau Peppol ? Votre logiciel ou votre comptable peut le vérifier en une minute.
- Le surcoût logiciel apparaît-il sur une ligne distincte de votre facture d’abonnement ? Sinon, la déduction à 120 % vous échappe.
- Vos données d’entreprise — dénomination, numéro BCE, adresse — sont-elles exactes et identiques partout ? Une facture structurée est validée automatiquement : une incohérence la fait rejeter, sans qu’un humain la rattrape.
Le vrai enjeu n’est pas l’amende
Neuf mois après l’entrée en vigueur, l’obligation légale est devenue le moins intéressant du sujet.
Ce qui change réellement, c’est que vos factures sont maintenant de la donnée, plus du papier scanné. Cette donnée circule, s’intègre, se rapproche. Les entreprises qui l’ont compris ne se sont pas contentées de cocher la case : elles ont regardé ce qui, en amont, est encore ressaisi à la main.
C’est là que se trouvent les heures qu’on récupère — pas dans le format du fichier.
Sources : UCM, e-facturation obligatoire à partir de 2026 · arrêté royal du 8 juillet 2025. Cet article est informatif et ne constitue pas un conseil fiscal.